Früher musste Jan jeden Morgen in sein Büro ins Obertshausener Werk bei Frankfurt Main fahren und sich erst einmal mit seinem Chef abstimmen. Dann hat er sich durch seinen eMail-Berg gefressen und versucht, alle für seine Arbeit relevanten Informationen herauszufischen. Für ihn Wichtiges schrieb er in seine kleinen schwarzen Notizbücher, aus denen er dann auch Erledigtes immer wieder herausstreichen konnte - was ihm, wenn abends alles irgendwie durchgestrichen war, ein gutes Gefühl vermittelte, am Tag doch wieder einiges geschafft zu haben.
Mit den Jahren haben sich dutzende dieser handgeschriebenen Kritzelbücher angesammelt.
Der überwiegende Teil seines Arbeitstages bestand aus Meetings mit anderen Kollegen - Mittelmanager wie er, um sich über diverse Themen auszutauschten. Sinn und Zweck dieser Meetings war, seine Informationssammlung zu seinen wichtigen Aufgaben in seinem kleinen Notizbuch zu ergänzen. Letztlich ging es darum zu wissen, wem er welche Infos weiterleiten oder vermitteln musste, damit irgendetwas in der Firma weiter voran geht.
Seine Arbeit bestand aus dem Managen von Projekten, mit denen irgendwo auf der Welt in den Standorten seines Brötchengebers Geschäftsprozesse optimiert, neue IT Systeme eingeführt, neue Werke in neuen Ländern gebaut, Produktionen verlagert und hochgefahren, neue Vertriebsteams aufgebaut und neue Kunden geworben wurden. Globalisierung machte aus dem deutschen Mittelständler eine weltweit agierende Unternehmensgruppe. Früher eher hemdsärmelig unterwegs, steht sein Unternehmen heute gut organisiert und voll digitalisiert als weltweiter Marktführer in ihrer Nische da. Das war vor 10 Jahren jedoch noch ganz anders. Die Konkurrenten schliefen auch damals nicht. Der durch die Globalisierung ausgelöste Wettbewerbsdruck war enorm, Preise unter erheblichem Druck, seine Firma in der Internationalisierung nicht wirklich erfahren und nicht effizient. Das Thema Unternehmensentwicklung wurde eher den lokalen Geschäftsführern in den Landesgesellschaften überlassen, was zu einer sehr diversen Struktur im Unternehmen führte.
Irgendwann merkten auch seine Chefs, dass die Wettbewerber innovativer waren. Ihre Produkte hatten bessere Features, begeisterten die Kunden mehr. Zudem waren sie mit Neuigkeiten deutlich schneller am Markt - teilweise eine Messe früher - also ein Jahr schneller. Das war wohl der Auslöser dafür, in seinem Unternehmen gründlich über Art der Zusammenarbeit nachzudenken - agile Transformation wurde dies damals genannt.
Die größten Veränderungen spürte Jan, als seine Abteilung aufgelöst und alles in Teams umorganisiert wurde. Sein Team besteht seitdem aus 7 Kolleginnen und Kollegen, die weltweit verstreut sind und ausschließlich remote also per Videokonferenz und Kollaborationsplattform zusammenarbeiten. Die Organisationsform nennt sich kollaborative Teamorganisation. Alles wurde standardisiert. Die vielen unterschiedlichen IT-Systeme in den verschiedenen Standorten mussten einem einzigen System SAP S/4 HANA weichen. Dieses neue Echtzeitsystem war für seine Unternehmensgruppe der Einstieg in die Digitalisierung & Vernetzung. Industrie 4.0. Volle Transparenz über alle Unternehmensbereiche weltweit und standardisierte Geschäftsabläufe erlauben mittlerweile eine weltweite Zusammenarbeit aller mit jedem. Die durch diese Art der Kollaboration entstandene Datenbasis erlaubt jetzt Big Data Analysen und damit daten-fundierte Entscheidungen. Dezentrale Verantwortung in einem weltweit gemeinsam weiterentwickelten Rahmen und eine weltweite "One Team Kultur" waren schon ein erheblicher Fortschritt.
Jans Unternehmen hat damit bezüglich Effizienz und strategischer Ausrichtung den Anschluss an die großen IT Konzerne geschafft und die eigene Position im Wettbewerb deutlich verbessert. Zweidrittel des Mittelmanagements wurde damals abgebaut und größtenteils in die Teams integriert. Waren sie früher in der Managerrolle unterwegs, um zu koordinieren, zu synchronisieren, Feuer zu löschen und zu treiben, arbeiten die meisten heute in den Teams mit und nehmen sich Karten mit Arbeit - erledigen echte Aufgaben statt im hierarchischen Gefüge der Organisation mit Informationen zu handeln und ihre Abteilungen zu positionieren.
Politik ist im Unternehmen deutlich zurück gegangen und die Effizienz der Organisation wiederum erheblich gestiegen. Ist eigentlich klar; durch die Umorganisation arbeiten heute ja deutlich mehr Kollegen daran, Aufgaben zu lösen, statt die Lösung von Aufgaben zu managen. Die neue Teamorganisation erlaubt zudem deutlich mehr Entscheidungsspielraum und dezentralisierte Übernahme von Verantwortung. Mit dieser neuen Arbeitsweise wurden in Jans Unternehmensgruppe aus ehemals in Hierarchien eingebundenen Mitarbeitern plötzlich reihenweise Mitdenker, die sich mit vorher nie gesehenem Engagement für ihr Team einsetzen.
Und eben der Wechsel in der Kommunikation. Das war schon eine erhebliche Umstellung. Der Treiber für die gesamte Business Transformation war dieses eine Prinzip: Themen- statt personenbezogen kommunizieren. Wie eine Monstranz wurde dies in der digitalen Transformation vorangetragen.
Was ihm heute so unglaublich einfach und logisch vorkommt, war damals eine echte Zäsur. Ja, Arbeit steht auf Karten - digital in der Kollaborationsplattform. Teams arbeiten zusammen mit diesen Karten und etwaige Kommunikation - alle Arbeitsergebnisse, alle Abstimmungsergebnisse aus Meetings - gehen in diese Karten. Das Team sortiert also alle Informationen zu ihren Themen gemeinsam in diese Karten. So entsteht zwangsläufig zu jedem Thema ein Lösungsweg, zu dem jeder zu jedem Zeitpunkt seinen Beitrag leistet - einfach so während der Zusammenarbeit. Keine eMails, keine gesonderten Meetingprotokolle, keine nachträgliche Dokumentation, kein kleines schwarzes Notizbuch, nichts mehr. Mit dieser neuen Form der Zusammenarbeit und Kommunikation ist die Arbeit komplett räumlich unabhängig geworden und die internationale Zusammenarbeit wurde ohne viel hin und her Fliegerei so effektiv, als wenn alle in einem Büro an einem Ort sitzen würden. Und das bei über 4.500 Mitarbeitern. Eigentlich hätte man da auch schon früher draufkommen können - nicht nur wegen der vielen Reisekosten und Reisezeiten die nun komplett wegfallen. Jan ist überzeugt, der themenbezogene Kommunikationsansatz ist der eigentliche Grund für die neue Effektivität seiner Unternehmensgruppe.
Der aktuelle Lebensstil von Jan und Anna basiert auf diesen neuen Prinzipien der Zusammenarbeit.
Jans Arbeitsalltag besteht aus einer festen Meetingsstruktur innerhalb von Sprints, in denen er sich mit seinen Teamkolleginnen & -Kollegen abstimmt, Aufgaben plant und auch die teamübergreifende Abstimmung organisiert. Und alles steht immer in den Karten, so dass jeder sämtliche Informationen, die zur Arbeit erforderlich sind, sofort im Zugriff hat.
Wie konnte man früher nur anders arbeiten.
