Privat nutzen wir schon längst jeden Tag die Vorteile der digitalen Welt – mit nur einem Tool, dem Smartphone, organisieren wir unser halbes Leben, unser Verhalten haben wir daran angepasst. Auch beruflich digitalisieren wir zunehmend, aber unsere Arbeitsweisen sind seit fast 100 Jahren gleich. KI erhöht den Druck für Unternehmen, sich zu modernisieren. Doch die beste Technik hilft nicht, wenn man nicht weiß, wie man sie erfolgreich nutzt. Digitale Kollaboration – besser auf Neudeutsch: „Digital Co-Creation“ – auf einer Plattform ist der Schlüssel zum Erfolg.

Generative Künstliche Intelligenz – kurz: Gen KI – ist mehr als nur ein neuer Trend. Sie markiert die 5. Industrielle Revolution. Aktuell scheinen wir nur an der Oberfläche zu kratzen, können aber schon ihren großen Einfluss auf die Effizienz erahnen, obwohl wir ihre Potenziale noch nicht annähernd einzuschätzen vermögen. Manche rechnen jedoch mit tsunami-artigen Veränderungen für Unternehmen innerhalb weniger Jahre. Diese 5. Industrielle Revolution löst nicht die Digitalisierung als 4. Industrielle Revolution ab, sondern überlagert sie. Generative KI wird zu einem Treiber der Digitalisierung.

Digitalisierung – so wie wir es heute verstehen – ist nicht nur Technisierung, sondern auch die Vernetzung unserer Welt. So sind es nicht nur

• das Internet of Things (IoT), also die Vernetzung von Geräten, und
• die Industrie 4.0, die Vernetzung von Maschinen, letztlich also die Digitalisierung, sondern es gehören auch
• Social Media, die Vernetzung von Menschen, und
• die Globalisierung durch Vernetzung der Weltwirtschaft dazu.

Das alles erhöht die Komplexität und das Tempo der (Arbeits-)Welt in einem enormen Ausmaß, bietet aber auch große Potenziale, wenn man sie zu heben und zu nutzen weiß.

Anpassen

Mit dem Grad der Vernetzung steigt in der Regel auch die Komplexität. Es ist die Reichhaltigkeit an Beziehungen und möglichen Wechselwirkungen, die sich nur schwer vorhersagen oder einschätzen lassen. Hochgradig vernetzte Systeme können sich plötzlich ganz anders verhalten als erwartet, und Pläne müssen schneller wieder verworfen werden, als noch Zeit zur Verfügung steht, um neue Pläne zu entwerfen. Bei hochgradiger Vernetzung ist man mit der Fähigkeit zu effektiver Koordination und zum Experimentieren besser aufgestellt als mit langfristiger Planung.

Unsere Arbeitsweisen müssen sich anpassen, indem Anpassungsfähigkeit und Ausprobieren stärker in den Fokus rücken als Arbeitsteilung und Kontrolle zur Steigerung von Effizienz.

Kritisches Denken

Komplexe Sachverhalte können oft mehrdeutig sein und erlauben keine einfachen Lösungen. Um schnell auf Änderungen zu reagieren, erliegt mancher der Versuchung, eine schnelle Lösung herbeizuführen: „Das geht doch ganz einfach! Lasst es uns nicht unnötig kompliziert machen!“ Ein solches Vorgehen kann allerdings zur Trivialisierung von Problemstellungen führen. Dabei ist bei hoher Komplexität kritisches Denken in Systemen gefragt. Kritisches Systemdenken berücksichtigt

• die Vernetzungsdichte,
• den Einfluss von Spontanaktivität,
• Teufelskreise und
• Aufschaukel-Effekte (kreisende Erregung) in Systemen

anstatt nur nach linear-kausalen Ursachen für Probleme zu suchen.

Beobachten

Eine höhere Geschwindigkeit – und damit indirekt auch eine höhere Produktivität – wird nicht durch die Ungeduld erlangt, zügig ins Handeln zu kommen. Das ist nichts weiter als Aktionismus. Eine höhere Geschwindigkeit ergibt sich aus einer günstigen Startaufstellung – ganz nach René Descartes: „Die nur ganz langsam gehen, aber immer den rechten Weg verfolgen, können viel weiter kommen als die, welche laufen und auf Abwege geraten.“

In komplexen Umgebungen ist unbefangenes Beobachten und aktives Zuhören wichtiger als schnelles Beurteilen und Bewerten. Es schafft günstige Voraussetzungen für das Verstehen, was zu tun ist (und welcher Aufwand keine Werte schöpft). Genaues Beobachten einer Situation stärkt außerdem die Anpassungsfähigkeit und das kritische Denken in Systemen.

Beschleunigen

In einem nicht nur komplexen, sondern volatilen und disruptiven Umfeld kommt es nicht nur auf die Geschwindigkeit selbst an, sondern auch darauf, mit welcher Geschwindigkeit die notwendige Geschwindigkeit erreicht wird. Albert Einstein stellte schon vor Jahrzehnten fest: „Komplexe Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind.“ In einem komplexen Umfeld müssen Lösungen daher beinahe zwangsläufig komplex sein. Es vergeht aber heute zu viel Zeit, bis ein komplexes Vorhaben überhaupt in Gang gesetzt ist. Die Reaktionszeit selbst wird zum kritischen Erfolgsfaktor. Hier kommt dem Einsatz von generativer KI zur Steigerung der Effizienz eine herausragende Bedeutung zu.

Digital-co-kreative Zusammenarbeit

Diese vier Anforderungen an unsere Arbeit – Anpassen, kritisches Denken, Beobachten und Beschleunigen – erfordern eine Evolution unserer Arbeitsweisen als Folge der 4. und auch der 5. Industriellen Revolution. Digital-co-kreative Zusammenarbeit ist hierfür der Stellhebel – der Enabler. Durch digital-co-kreative Zusammenarbeit kann der wahre Nutzen von Digitalisierung und generativer KI entfaltet werden.

Folgende Voraussetzungen sollten in einer Work-Management-Plattform für die Umsetzung digital-co-kreativer Zusammenarbeit erfüllt sein:

• Themenfokussierte Kommunikation auf Karten, wie in einer Helpdesk-Anwendung, bei der aber das Zuarbeiten durch Mitgestalter (statt Mitarbeiter) vorab eingestellt ist.
• Integriertes Meeting Management, das ein kontinuierliches Alignment über die Karten auf der Meeting-Agenda ermöglicht.
• Einbetten der individuellen Arbeitsorganisation durch persönliche Notizbücher, die in die Work-Management-Plattform integriert sind.
• Anbinden von Chat-Funktionalität, die den direkten Bezug zu den Karten gewährleistet.
• Integration eines ausgereiften digitalen Whiteboards, auf dem Karten des Work Managements verarbeitet werden können.

Für die Einbindung generativer KI könnten folgende Voraussetzungen geschaffen werden:

• Direkte bevorzugte Verarbeitung aller Inhalte der Work-Management-Plattform durch generative KI.
• Trainieren von für effiziente Reaktionszeit und Prozessleistung maßgeblichen KI-Agenten, die für das spezifische Geschäftsmodell relevant sind (z.B. Legal-Agent, Sales-Agent, Planning-Agent, …).
• Anbinden von cloudbasierten generativen KI-Services mit aktuellen Informationen aus dem Internet.

Ohne eine digitale co-kreative Zusammenarbeit in einem unternehmensweiten Work Management zu konfigurieren, kann der tatsächliche Nutzen von Digitalisierung und generativer KI für Unternehmen ernüchternd sein.